(Part-Time) Student International Affairs Officer (m, f, d) | Jobs at Berlin School of Business and Innovation

(Part-Time) Oficial de Asuntos Internacionales para Estudiantes (m, f, d)

Temporary, Part-time · Barcelona

Tus tareas

Tareas y responsabilidades:
El objetivo principal es apoyar al equipo de Servicios Estudiantiles atendiendo consultas generales de los estudiantes a través de múltiples canales de comunicación (en persona, correo electrónico, teléfono y en línea) y proporcionando asistencia administrativa eficiente. Esto incluye ayudar a los estudiantes internacionales con los requisitos de visado y permiso de residencia como parte de los servicios de apoyo estudiantil, garantizando que se mantengan registros precisos y que se cumpla con la normativa vigente.

En este puesto, tus tareas y responsabilidades incluirán:

Apoyar a los estudiantes en su proceso de matriculación en el campus, incluyendo la gestión de registros de estudiantes extranjeros y la coordinación con las Oficinas de Extranjería y la Policía Nacional para la tramitación de visados y tarjetas de residencia (fines de estudio, permisos de trabajo, opciones de residencia postgraduada), empadronamiento, cuentas bancarias, así como seguros médicos.
Mantener comunicación regular con los estudiantes a través de diversos canales.
Participar activamente en el proceso de matriculación, asegurando que los visados de los estudiantes sean correctos, verificados y cargados en la base de datos a tiempo.
Brindar un excelente servicio al estudiante mediante una administración ágil y una comunicación eficaz.
Emitir cartas oficiales a los estudiantes cuando lo soliciten.
Responder correos electrónicos de manera rápida y profesional.
Orientar a los estudiantes en sus consultas relacionadas con las políticas y procedimientos de BSBI.
Realizar otras tareas administrativas solicitadas por el/la responsable para apoyar la implementación fluida de los procesos.
Asistir en seminarios web informativos.
Verificar que todos los visados de los estudiantes sean válidos, correctos y conformes con la normativa migratoria aplicable.
Subir y mantener registros precisos de visados en la base de datos estudiantil dentro de los plazos establecidos.
Coordinar con departamentos gubernamentales (p. ej., Ministerio de Interior) para aclarar y confirmar requisitos de visado cuando sea necesario.
Monitorizar fechas de vencimiento de visados y comunicarse proactivamente con los estudiantes para asegurar renovaciones a tiempo y cumplimiento normativo.
Asesorar a la dirección y a los estudiantes sobre cambios en la legislación migratoria o en las obligaciones institucionales de cumplimiento.

Tu perfil

Asesorar a estudiantes internacionales sobre requisitos legales, plazos y obligaciones de cumplimiento.
Experiencia en atención directa al cliente.
Excelente atención al detalle y sólidas habilidades organizativas.
Manejo del paquete MS Office.
Dominio oral y escrito de español e inglés.

Requisitos deseados:

Experiencia en la gestión de registros de estudiantes extranjeros y en la coordinación con Oficinas de Extranjería y Policía Nacional para la tramitación de visados y tarjetas de residencia.
Experiencia laboral previa en una universidad, escuela de idiomas o institución educativa en España gestionando el cumplimiento normativo de estudiantes extranjeros.
Historial demostrado en áreas de servicios estudiantiles, atención al cliente, satisfacción del cliente, administración, gestión de educación superior y educación continua.
Capacidad demostrada para desarrollar nuevos enfoques, soluciones y métodos.
Persona abierta, comunicativa, altamente sociable y empática.
Creatividad y pensamiento crítico.
Disfrutas trabajar en equipo, mostrando iniciativa e introduciendo nuevas ideas.
Te sientes cómodo realizando tareas repetitivas y trabajo con bases de datos.
Puedes gestionar un alto volumen de correos electrónicos y consultas presenciales de forma oportuna.
Idealmente, tienes experiencia laboral previa en temas de visados, oficinas de extranjería en España y/o despachos de abogados.
Tienes una mentalidad flexible y capacidad de adaptación a diferentes responsabilidades.

¿Por qué nosotros?

Un ambiente de trabajo dinámico y solidario con compañeros de diversas culturas
Apoyo para alcanzar tus objetivos profesionales y tu desarrollo
Oportunidades de crecimiento profesional junto a BSBI, incluyendo roles de liderazgo
Amplia formación para dotarte de los conocimientos y habilidades necesarios para sobresalir
Trabajo en una cultura joven, dinámica y positiva que fomenta la colaboración
Estar a la vanguardia de una emocionante oportunidad educativa, liderando el camino y creciendo con BSBI

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Über uns

BSBI is part of GUS Germany GmbH (GGG), a dynamic network of higher education institutions with more than 18,000 students at locations in Germany, Europe and beyond.
We prepare students for impactful global careers, providing accessible and quality education to cultivate future industry leaders. With a focus on enterprise, leadership, and success, our programmes empower students with an entrepreneurial mindset to lead and succeed, fostering an inclusive, innovative, and supportive learning environment. Our mission is to shape the future by nurturing exceptional talent and driving positive change in the competitive international business world.
Explore https://www.berlinsbi.com/ for more information about us!

Your Responsibilities

The key objective is to support the Student Services team by handling general student enquiries across multiple communication channels (in person, email, phone, and online) and providing efficient administrative assistance. This includes assisting international students with their visa and residence permit requirements as part of broader student support services, ensuring accurate records are maintained and compliance with relevant regulations.

In this role your tasks and responsibilities will include, but are not limited to:

Supporting students in their enrolment process on campus related Experience in handling foreign student registrations and liaising with Oficinas de Extranjería and Policía Nacional for visa/residence card processing. to residence permits (study purposes, working rights, post-graduate residence permit options), city registration, blocked bank accounts as well as health insurance)
Supporting regular communication with students through various channels.
Be actively involved in the registration process ensuring student visas are correct, checked and uploaded into the student database in a timely fashion.
Delivering excellent customer service by providing seamless administration and effective communication.
Issuing official letters to students upon request.
Answering emails promptly and professionally.
Guiding students in their questions regarding the BSBI policies and procedures.
Performing other administrative duties as requested by the manager to support the seamless implementation and execution of processes.
Assist in informative webinars.
Verifying that all student visas are valid, accurate, and compliant with relevant immigration legislation.
Uploading and maintaining accurate visa records in the student database within prescribed timelines.
Liaising with government departments (e.g., Department of Home Affairs) to clarify and confirm visa requirements when necessary.
Monitoring visa expiry dates and proactively communicating with students to ensure timely renewals and compliance.
Advising management and students on changes to immigration law or institutional compliance obligations.

Your profile

Advising international students on legal requirements, deadlines, and compliance obligations
Experience in front-line customer service.
Excellent attention to detail and strong organizational skills.
Proficiency in business correspondence with customers.
Proficiency in MS Office suite.
Fluency in written and spoken Spanish and English.

Preferred qualifications:

Experience in handling foreign student registrations and liaising with Oficinas de Extranjería and Policía Nacional for visa/residence card processing.
Previous work experience in a Spanish university, language school, or educational institution handling foreign student compliance.
Proven track record in the areas of student services, customer service, customer satisfaction, administration, higher educational management, and continuing education.
Demonstrated ability to develop new approaches, solutions, and methods.
Open and communicative, highly social and empathetic person.
Creativity and critical thinking.
You enjoy working in a team, showing initiative and introducing new ideas.
You enjoy completing repetitive tasks and database work.
You are able to handle a high volume of e-mails and personal consultations in a timely fashion.
You ideally have previous work experience in working with visa matters, Spanish immigration offices and/or lawyers.
You have a flexible mindset and ability to adapt to different responsibilities.

Why us?

An international environment with a multicultural audience and a meaningful social impact
Support in achieving your professional goals and development
Opportunities for career growth alongside BSBI, including leadership roles
Extensive training to equip you with the knowledge and skills needed to excel
Work in a young, dynamic and positive culture that fosters collaboration
Be at the forefront of an exciting educational opportunity, leading the way forward and growing with BSBI

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About us

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